Unterwegsgedanken

Afrikanische Beamte und deutsche Paketdienste


Irgendwann im Herbst wächst der Plan die nächste Reise nicht nur bis Nordafrika zu machen, sondern weiter nach Süden. Aber wie in drei bis vier Wochen, die wir hier wegkommen. Ein kurzer Blick auf die Karte…da hilft nur fliegen, der Lux hat diesmal Pause.

Peter Meyer erzählt und vom neu erschienen Reiseführer Ghana und wir erinnern uns an einige Reisblogs, die total begeistert von Ghana geschrieben haben (leider ist der von Lena & Uli (die Nachnamen hab ich vergessen) offline). Warum also nicht mal Ghana?

Wir fangen an mehr zu lesen, lernen das die Visumerteilung kompliziert ist – also sollten wir das rechtzeitig angehen. Unser Zeitfenster für die Reise ist schnell festgelegt, Bianca muss Ihren Resturlaub bis Ende März verbraucht haben, also wird es wieder im 1. Quartal sein. Das bedeutet, wir sollten uns vor Weihnachten in den Kampf mit der Bürokratie stürzen.

Die Liste der Dokumente die einzureichen sind ist sehr lang:

  • Vollständige Reisebuchung (Hotel(s), Hin- und Rückflug)
  • Nachweis über hinreichende finanzielle Mittel (z.B. Kontoauszug)
  • Bestätigung über das Anstellungsverhältnis von den Arbeitgebern
  • Nachweis über Gelbfieberimpfung
  • Nachweis über die Einzahlung der Visa-Gebühr von mindestens 110 Euro/Person für eine Touristenvisum
  • Kopie vom Reisepass (der Seite mit den Personendaten)
  • Passbild (als Datei, biometrisch)

Einen Flug zu buchen, ohne die Gewissheit ein Visum zu bekommen fühlt sich riskant an, aber der Blick ins Kleingedruckte der Buchungsbedingungen sorgt für Entspannung. Auch die billigen Buchungsklassen haben eine Klausel, dass der Reisepreis bei Nichterteilung des Visums zurückerstattet wird.

Also Flüge gebucht, eine kostenlos stornierbare Hotelbuchung dazu. Damit sind die Basics erledigt.

Gut das Jens bei einem internationalen IT Konzern arbeitet, eine englischsprachige Bestätigung über das Anstellungsverhältnis ist im „Self-Service“ online im „HR-Web“ abrufbar. Bianca schreibt einfach den Text ab (natürlich mit dem richtigen Firmennamen) und lässt es bei ihrem Arbeitgeber stempeln und unterschreiben.

Ein Kontoauszug vom „Urlaubskonto“ über das hinreichende Guthaben ist schnell erstellt, damit hätten wir alles an Unterlagen.
Da wir ungern unsere Pässe aus der Hand geben entscheiden wir uns für ein Express-Visum, das noch mal 50 Euro pro Person teurer ist, aber ein Bearbeitung in drei Werktagen garantiert. Also schnell überweisen und die Buchungsbestätigung speichen

Erstaunt stellen wir fest, das Ghana ein Online-System zur Erfassung aller Daten und Dokumente betreibt. Also setzt sich Jens dran und erfasst alle Daten, lädt alle Begleitdokumente als Scan hoch und erhält am Ende ein druckbares Formular, das zusammen mit den Pässen (und sicherheitshalber der Papierversion aller Dokumente) an die Botschaft von Ghana in Berlin zu senden ist.

Auch hier gehen wir (scheinbar) auf Nummer Sicher und wählen DHL als Dienstleister, damit wir ein Ende-zu-Ende Tracking haben wo unsere Pässe stecken.

Anfangs läuft auch alles gut, aufgegeben am 20. Dezember, am 21. Dezember im Berlin. Doch dann stockt es, statt ausgeliefert zu werden ändert sich der Status zu gelagert. Noch machen wir uns keine Sorgen, die Botschaft hat nur am 25. und 26. Dezember geschlossen, also noch genug Tage, um anzukommen.

Leider ändert sich der Status des Paketes nicht… es kommen die Weihnachtstage. Auch „zwischen den Jahren“ bewegt sich nichts.

Langsam werden wir nervös, Jens entschließt sich bei der Botschaft am 3. Januar anzurufen und nachzufragen, ob die Botschaft die Lagerung veranlasst hat. Mit nur einmal weiter verbinden erreicht er eine sehr hilfsbereite Beamtin. Sie versichert, das die Botschaft keine Lagerung veranlasst hat und auch außer an den Feiertagen normal gearbeitet hat. Sie gibt uns sogar Ihre persönliche Durchwahl für weitere Rückfragen, sollten die nötig sein. Also stellen wir einen Nachforschungsantrag bei DHL, werden aber von der Hotline informiert, das es dauern könne.

Was tun? Die Reise ist nicht mehr so lange hin, beliebig lange warten geht nicht. Also gehen wir gleich am nächsten Montag zur Stadtverwaltung in Jülich und erklären das Problem. Wir dürfen im Express-Verfahren „Zweitpässe“ beantragen, ohne dass die ersten für ungültig erklärt werden. Puhhh…. Zweimal 96 Euro später ist der Antrag gestellt, die Zweitpässe sollen bis Ende der Woche fertig sein. Wir informieren die Botschaft, damit unser Visumantrag nicht automatisch aus dem System gelöscht wird (normalerweise nach 10 Werktagen, Jens hat ihn bisher am Leben gehalten, indem er alle paar Tage mal einen „Edit“ vorgenommen hat, auch wenn es nur Löschen und den gleichen Text wieder eintragen war.

DHL Sendungsverlauf
Sendungsverlauf

Wieder am heimischen Schreibtisch beschwert sich Jens noch via Facebook bei DHL, warum eine Sendung ohne Auftrag für fast 20 Tage gelagert wird…und traut seinen Augen nicht…auf einmal bewegt sich das Paket wieder. Es ist wohl in irgendeiner Ecke wiederaufgetaucht und wird dann mit noch einer Ehrenrunde dann endlich zugestellt – am 8. Januar!

Eingangsbestätigung
Endlich die Eingangsbestätigung

Am 9. Januar ruft Jens noch mal die nette Diplomatin an. Die Post vom Vortag würde heute bearbeitet wird mir erklärt und schon erhalten wir eine automatisierte Mail vom Visum-System Ghanas: „Visa Application Supporting document submission acknolegement“ und dann „Visa approved“.

Nur noch die Pässe heil wieder nach Jülich bekommen…auch dafür hatten wir einen vorbezahlten DHL Express Umschlag beigefügt. Jens tippt die Tracking Nummer ein – …nichts.. Erst am nächsten Tag wird dann auf einmal der Status „Eingetroffen in Verteilzentrum Köln“ angezeigt. Wie der Umschlag von Berlin nach Köln gekommen ist??? — Offenbar war da Magie im Spiel. Am späten Nachmittag halten wir dann endlich unsere Pässe wieder in den Händen – mit Visum. Jetzt kann die Reiseplanung wirklich beginnen!

Visum für Ghana
Das Visum

Nachsatz: Wir empfinden das Glück Deutsche Reisepässe zu besitzen als die Freiheit auf der ganzen Welt zu reisen, in vielen Ländern sogar ohne Visum. Den Pass aus der Hand zu geben ist wie das Recht auf Reise auf Zeit abzugeben, es fühlt sich einfach nicht gut an.
Wir finden es völlig in Ordnung, dass ein Land wie Ghana auch uns ähnliche Anforderungen für ein Visum auferlegt, wie es Deutschland umgekehrt macht, auch wenn es natürlich bequemer wäre, das alles nicht zu brauchen.

Jedenfalls funktioniert das IT-System zur Antragstellung und Bearbeitung besser als viele IT System in unseren Behörden.